Terminvereinbarung – Terminanfrage

Eine Terminvereinbarung findet immer zwischen mindestens zwei Personen oder verschiedenen Personengruppen statt. Das Ergebnis ist ein Datum und ein Zeitpunkt zu welchen ein zwischen diesen Personen oder Personengruppen vereinbartes Ereignis stattfinden soll. Der Terminvereinbarung ist immer in irgendeiner Form eine Terminanfrage voraus gegangen. Die initiale Terminanfrage mündet dabei oft in einem wechselseitigen Terminplanungsprozess. Heutzutage werden viele formale Terminanfragen meistens online durchgeführt.

Was hier relativ formal klingt, kann im Alltag auch ganz trivial ablaufen. Es gibt aber auch im Rahmen von Großprojekten, bei welchen viele Abhängigkeiten zwischen Personengruppe, Gewerken, etc. bestehen, sehr komplexe Terminvereinbarungen, welche eine regelrechte Terminplanung erfordern. Zum Schluss lässt es sich aber immer auf eine Terminvereinbarung zwischen wenigen Personen reduzieren. Nachfolgend ein paar Beispiele für alltägliche Terminvereinbarungen:

Beispiele für Terminvereinbarungen

Jeder kennt sie und nimmt so gut wie täglich bewusst oder unbewusst an solche Terminvereinbarungen teil:

  • Arzttermin/Zahnarzttermin vereinbaren
  • Verabredung mit Freunden
  • Friseurtermin
  • Einladung zum Geburtstag
  • Meetings im Arbeitsalltag
  • Vereinsversammlungen

Die Liste könnte unendlich lang weitergeführt werden.

Möglichkeiten der Terminanfragen

Wie eine Terminanfrage durchgeführt wird, hängt meistens von dem betreffenden Ereignis ab und davon in welcher Beziehung man zu der jeweiligen Personengruppe steht, mit welcher es den Termin zu vereinbaren gilt.

Man kann die Terminanfrage persönlich von Angesicht zu Angesicht vornehmen. Dies trifft auf viele Gelegenheiten in der Berufswelt oder im Alltag zu, wie für Meetings, Arztbesuche, etc.  Alternativ werden solche Termine auch telefonisch vereinbart.

Per WhatsApp, Messenger, Facebook und Co. wird man eher im privaten Bereich nutzen, wobei diese Dienste auch immer mehr Einzug in die Business-Welt halten.

Darüber hinaus gibt es Internetplattformen, wie Doodle, die eine Terminabstimmung ermöglichen, indem mehrere mögliche Termine zur Auswahl gestellt werden, worüber dann die verschiedenen Teilnehmer abstimmen können, um dann die größte mögliche gemeinsame Schnittmenge auszuwählen.

Ferner sind Terminabstimmungen über E-Mail und Internet möglich. Als Dienstleister, Arzt, Handwerker, Anwalt, Notar, Serviceanbieter, jeglicher Art hat man heute oft eine eigene Internetpräsenz in Form einer Webseite. Auf dieser kann man direkt ein Formular zur Terminvereinbarung seinen Kunden und Klienten anbieten.

Formular für Terminanfragen

Vorteile von Online-Terminanfragen

Der große Vorteil von Online-Terminanfragen ist, dass sie entkoppelt sind von der eigentlichen Arbeit. Für gewöhnlich würde der Kunde durch die Tür hereinkommen oder das Telefon klingeln und man ist in seiner eigentlichen Arbeit unterbrochen. So lassen sich Terminanfragen in einem dafür vorgesehene Time-Slot separat bearbeiten.

Außerdem liegen die Terminanfragen dann gleich in elektronischer Form als strukturierte Daten vor, so dass man diese leicht in einen elektronischen Terminkalender übernehmen kann und mit diesem abgleichen kann. Mit den entsprechenden Software-Tools im Hintergrund ließe sich so auch viel automatisieren bis hin zum automatischen Versenden der Terminbestätigung.

Aufbau Formular für Terminanfrage

Das Formular für eine Terminanfrage sollte Felder für ein paar persönliche Daten enthalten sowie die terminspezifischen Felder. Dies kann sich natürlich vom jeweiligen Anwendungsfall unterscheiden. Folgende Felder sollten aber mindestens enthalten sein:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail
  • Telefon
  • ab folgendem Datum
  • ab/zu bestimmter Uhrzeit
  • zu bestimmten Wochentag
  • zusätzliche Informationen

Wie man sieht, handelt es sich dabei um eine Terminanfrage, welche noch gewisse Freiheiten zur Terminfindung lässt, da vom Kunden/Klienten nur mögliche Zeiträume angegeben werden. So kann man als Dienstleister den nächstmöglichen Termin heraussuchen, welcher auch beim Kunden/Klienten passt.

Formularfeld Anrede

Dies sollte ein optionales Auswahlfeld sein und mindestens “Herr” und “Frau” als Anrede zur Verfügung stellen. Darüber hinaus könnte man noch akademische Titel anführen, wie “Prof.”, sofern das von Relevanz ist. Mit diesem Formularfeld ist es möglich die Person adäquat im Antwortschreiben oder Telefonat anzusprechen.

Formularfelder Vorname und Nachname

Für das gezielte Ansprechen der anfragenden Person sollten auch der Vorname und Nachname im Formular abgefragt werden, wobei der Nachname ein Pflichtfeld sein sollte und der Vorname optional sein kann.

E-Mail Adresse

Dies ist ein Pflichtfeld, wenn als Bestätigung der Terminanfrage eine Antwort-E-Mail versenden möchte. Damit das Antwortschreiben nicht ins Leere verläuft, empfiehlt es sich, die richtige Eingabe der E-Mail zu überprüfen. Hierfür kann man reguläre Ausdrücke verwenden.

Formularfeld Telefon

Dies kann ein Pflichtfeld sein, wenn man vorzugsweise die Terminanfragen durch einen Rückruf abstimmen möchte und gleich den persönlichen Kundenkontakt sucht. Gründe dafür gibt es viele. So kann der persönliche Kontakt via Telefon aus marketing-technischer Sicht vorteilhaft sein oder es passt besser in den Arbeitsablauf oder man bevorzugt einfach das persönliche direkte Gespräch. Ist dies aber alles nicht der Fall sollte man dem Kunden im Sinne von Datensparsamkeit nicht dazu nötigen, seine Telefonnummer zu hinterlassen. Manch ein Kunde will nicht überraschend angerufen werden oder sorgt sich um den Datenschutz.

Formularfeld  “ab folgendem Datum”

Dies ist kein Pflichtfeld. Hier kann aber der Klient schon mal einschränken, ab welchen Datum überhaupt ein Termin möglich wird. Ist der Termin ab sofort möglich, kann er das Feld leer lassen.

Es sollte sich dabei um ein Kalenderfeld handeln, in welchem der Kunde das Datum im länderspezifischen Format auswählen kann.

Kalenderfeld
Kalender-Auswahlfeld für Datum
Formularfeld “zu/ab bestimmter Uhrzeit”

Ebenfalls kein Pflichtfeld, denn wenn der Termin für den Klienten zu jeder beliebigen Uhrzeit stattfinden kann, kann er dieses Formularfeld für die Terminvereinbarung leer lassen. Hier kann man ein Auswahlfeld für Uhrzeiten, die zu den Öffnungszeiten passen und ggf. eine Taktung im Viertel- oder Halbstundentakt vorsehen, welche zu den einzelnen Bearbeitungszeiträumen passt.

Uhrzeitfeld
Auswahlfeld für Uhrzeit
Formularfeld “zu bestimmten Wochentag”

Auch dieses Formularfeld ist ein optionales Feld, welches dem Anfragenden die Möglichkeit bietet, den Termin auf einen bestimmten Wochentag einzugrenzen. Denkbar wäre hier auch eine Mehrfachauswahl oder eine Auswahloption “alle Werkstage”, “nur Wochenende”, “Mo-Do”, oder ähnliches.

Screenshot eines Auswahlfeldes für Wochentage
Auswahlfeld für Wochentage
Formularfeld “zusätzliche Informationen”

Dabei handelt es sich um ein freies Textfeld in welchem der Kunde noch einen kleinen Hinweis hinterlassen kann. Ein solches Formularfeld sollte man immer mit anbieten. So kann der Kunde bei einem Friseurtermin gleich reinschreiben um welche Art der Frisur es sich handelt, so dass genügend Zeit eingeplant werden kann. Natürlich kann man für solche Abfragen auch ein eigenes Formularfeld kreieren. Um das Schreiben von Romanen zu vermeiden, kann man dieses Textfeld in der Zeichenanzahl begrenzen.

Screenshot eines Textfeldes mit Zeichenbegrenzung

Formular für Terminvereinbarung erstellen

Ein Formular für Terminanfragen komplett selbst in HTML zu stellen kann relativ zeitintensiv werden. Hierbei ist der benötigte HTML-Code noch der einfache Part. Möchte man die oben genannten Überprüfungen auf Pflichtfelder, reguläre Ausdrücke und Zeichenbegrenzungen einbauen, müssen noch passende Skripte in JavaScript programmiert werden.

Ein Formular-Generator, wie DA-FormMaker, kann hier ein hilfreiches Software-Werkzeug sein. Aufgrund der integrierten Vorlage für Terminanfragen ist das Formular für eine Terminvereinbarung in weniger als 5 Minuten erstellt und in die eigene Homepage eingebunden. Darüber hinaus gibt es noch passende Templates für Kontaktformulare, für Buchungsformularen und für Reservierungsanfragen.

Um das Terminanfrageformular zu stellen, wählt man im Formular-Wizard den entsprechenden Eintrag aus.

Screenshot 1: Terminvereinbarung erstellen
Schritt 1: Vorlage Formular für Terminanfrage auswählen

Im zweiten Schritt kann man sich ein Design auswählen, welches am besten zur eigenen Homepage oder eigenem Geschmack und Anwendungsfall passt. Die Designs W3.CSS und Bootstrap sind besonders gut für die Darstellung auf Tablets und Smartphones geeignet.

Screenshot 2: Terminvereinbarung erstellen
Schritt 2: Design auswählen für Terminanfrage

Im dritten Schritt nimmt man noch einige Grundeinstellungen vor. Darunter befindet sich die Empfänger-E-Mail Adresse. Dorthin werden die Daten gesendet, wenn der Klient die Terminanfrage absendet. Außerdem legt man hier den Betreff fest, für das Versenden der Anfragedaten, so dass man es z.B. durch automatische Regeln in seinem E-Mail-Programm, wie Outlook, besser weiter verarbeiten kann. Der Formulartext erscheint vor den Eingabefeldern im Online-Formular; es handelt sich also um einen kleinen Einleitungstext. Die Captcha-Funktion sollte man aktivieren um unnötigen Spam von Spam-Bots über das Formular zu vermeiden.

Screenshot 3: Terminvereinbarung erstellen
Schritt 3: Grundeinstellungen für das Terminanfrageformular vornehmen: Empfänger-Adresse, Einleitungstext und Betreff für die E-Mail

Im letzten Schritt kann man das Formular für die Terminanfrage direkt exportieren, sich eine Vorschau anzeigen lassen oder die einzelnen Formularfelder entsprechend den eigenen Anforderungen anpassen, ergänzen und erweitern.

Screenshot 4: Terminvereinbarung erstellen
Schritt 4: Terminanfrage hochladen, Vorschau ansehen oder bearbeiten

Das nachfolgende Bild zeigt einen Auszug eines Formulars einer Terminanfrage im responsive Design.

Screenshot Formular für Terminanfrage
Auszug eines fertigen Formulars für Terminanfragen im responive Design

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