Buchungsformular

Was ist ein Buchungsformular?

Über eine Buchungsformular, welches eine Sonderform des Kontaktformulars darstellt, können die Besucher einer Webseite eine konkrete Buchungsanfrage, in den meisten Fällen für eine oder mehrere Übernachtungen stellen. Die Buchungsanfrage kann sich prinzipiell auch ein spezielles, zeitlich begrenztes Event beziehen. Damit die Kommunikation bezüglich der Buchung möglich ist und ggf. nachfolgend besser elektronisch weiterverarbeitet werden kann, sollte man ein entsprechendes Online-Formular mit den passenden Formularfeldern bereitstellen. Das erhöht die Usability für den Besucher der Homepage, da nicht der Umweg über E-Mail oder Telefon genommen werden muss. Da die Daten des Buchungsformular per E-Mail in strukturierter Form bereitgestellt werden können, ist auch eine spätere Weiterverarbeitung und Management der verfügbaren Zeitfenster wesentlich einfacher.

Nachfolgden finden Sie einige Beispiele für Buchungsanfragen und Buchungsformulare:

Formular für Buchung Ferienwohnung

Sie sind Betreiber einer Ferienwohnung und möchten Ihren potentiellen Feriengästen auf Ihrer Webseite die Möglichkeit bieten im Vorfeld eine Buchungsanfrage für einen bestimmten Zeitraum zu stellen. Dadurch können Sie zum Beispiel vermeiden, dass die Kunden zu einer ungelegenen Zeit anrufen und Sie können die Buchungsanfrage zu einer flexiblen Zeit beantworten.

Formular für Buchung Übernachtung

Das ist der verallgemeinerte Fall für ein Online-Buchungsformular der hier genannten Beispiele. Denkbar ist auch, dass man seine Wohnung, wenn man den Platz hat oder diese nicht selbst nutzt, temporär für Übernachtungen anbietet und “á la AirBnB” zur Verfügung stellt.

Formular für Buchung Hotel/Hostel

Als Betreiber eines kleinen Hotels, eines Hostels oder einer Jugendherberge kann es ebenfalls sinnvoll sein, Buchungsanfragen über eine entsprechendes Buchungsformular abzuwickeln. Besonders in der Zielgruppe dieser jungen Gäste ist stark davon auszugehen, dass diese das Internet als erste Anlaufstelle nutzen möchten, um Ihre Übernachtungsbuchung vorzunehmen.

Formular für Buchung Campingplatz

Wer Campingplatz-Betreiber ist und seine Campingplätze für Zelte und Stellplätze für Caravans im Internet präsentiert, kann ebenfalls die Buchungsanfragen über ein Online-Formular abwickeln. So kann zum Beispiel der Backpacker noch schnell über sein Smartphone einen Schlafplatz anfragen.

Formularfelder eine Buchungsformular

So unterschiedlich, wie die obene genannten Beispiele sind, so unterschiedlich können auch die Anforderungen an ein passende Buchungsformular sein. Es gibt aber ein paar Formularfelder, die auf jeden Fall immer dabei sein sollten. Dabei gibt es auch sogenannte Pflichtfelder, die auf jedem Fall vom Gast auszufüllen sind. Für die Pflichtfelder sollte dann vor dem Absenden des Formulars eine entsprechende Überprüfung erfolgen.

  • Anreisedatum
  • Abreisedatum
  • Anzahl der Personen (ggf. Unterscheidung Kinder und Erwachsene)
  • Anrede
  • Name (Vor- und Nachname)
  • Adresse
  • E-Mail
  • Telefon
  • Besondere Wünsche

Formularfeld Anreisedatum

Das sollte ein Pflichtfeld sein, in welchem der Übernachtungsgast das gewünschte Anreisedatum eingibt. Ggf., wenn dies von Bedeutung ist, kann dieses Feld noch um die gewünschte Anreisezeit erweitern.

Kalenderfeld
Auswahlfeld für das Datum

Formularfeld Abreisedatum

Auch das ist ein Pflichtfeld, denn schließlich möchte man ja wissen, wieviele Nächte der Gast bleiben möchte

Anzahl der Personen

Ebenfalls ein Pflichtfeld, da man abschätzen muss, wie viele Zimmer, Beistellbetten oder Wohnungen man bereitstellen muss. Alternativ kann man hier auch eine Auswahl per Combobox anbieten mit zum Beispiel “2-Bettzimmer” oder “4-Personen-Ferienwohnung”.

Formularfelder Anrede und Namen

Diese Felder könnten im Buchungsformular prinzipiell optional sein. Es ist jedoch immer schön, wenn man bei seiner Rückantwort an den Gast eine korrekte Anrede verwenden kann. Die Anrede kann man ebenfalls als Combobox aufbauen und mindestens “Herr” und “Frau” zur Auswahl stellen oder ggf. noch akademische Titel, wie “Dr.” oder “Prof.”. Die Namensfelder kann man noch nach Vor- und Nachname unterscheiden.

Formularfelder für die Adresse

Für eine unverbindliche Buchungsanfrage muss die Adresse nicht Pflicht sein. Für eine verbindliche Buchung muss man dann aber die Adresse erfassen. Es handelt sich dabei um die bekannten Adressdaten, wie Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt. Wenn man seine Übernachtungen international anbietet, sollte man auf jeden Fall noch ein zusätzliches Adressfeld anbieten und auch eine Combobox für die Auswahl des Landes/Staates.

Formularfeld E-Mail

Das ist ein 100%tiges Pflichtfeld und sollte entsprechend vor dem Absenden überprüft werden. Ggf. auch mit einer Regex-Überprüfung, ob die Syntax einer E-Mail-Adresse richtig ist, um Falscheingaben zu vermeiden, denn für die weitere Kontaktaufnahme oder Bestätigung der Buchungsanfrage ist es wichtig, dass die E-Mail Adresse stimmt.

Telefon-Angaben

Das Telefonfeld kann, muss aber nicht ein Pflichtfeld sein. Das hängt ein wenig davon ab, wie die Übernachtungsanfragen bevorzugt bearbeitet werden sollen. Für kurzfristige Abstimmungen, wenn sich zum Beispiel die Anreise verzögert, weil man im Stau steht oder die Schlüsselübergabe verzögert, weil der Raumservice noch nicht fertig ist, ist die Telefonnummer sehr hilfreich. Auch hier kann man die richtige Eingabe wieder durch eine Regex-Abfrage überprüfen.

Formularfeld für Besondere Wünsche

Dabei handelt es sich um ein optionales Feld, welches mit einem freien Text ausgefüllt werden kann. Darin kann der Übernachtungsgast noch Hinweise geben oder Fragen stellen, zum Beispiel zur Anreise, Unterkunft und ähnliches. Damit keine Romane verfasst werden kann es sinnvoll sein die Zeichenanzahl zu begrenzen.

Screenshot Textfeld für Besondere Wünsche eines Buchungsformulars
Beispiel eines freien Textfeldes mit Zeichenbegrenzung

Ggf. können auch noch besondere Felder hinzukommen, wenn es um spezielle Angebote geht, wie wenn man zum Beispiel zu seiner Ferienwohnung ein Angelboot separat anbietet oder unterscheiden möchte zwischen Raucher- und Nicht-Raucher-Zimmer. Oder Anzahl der benötigten PKW-Stellplätze.

Buchungsformular erstellen

Die Vielzahl der Formularfelder macht es aufwendig alles selbst in HTML zu erstellen. Hinzu kommt noch der Aufwand für JavaScript um entsprechende Überprüfungsmethoden zu erstellen für die Pflichtfelder und Prüfungen auf richtiger Eingabe. Hier bedient man sich am besten eines Programms, wie dem DA-FormMaker, welcher eine Art Formular-Generator darstellt. Mittel eines Formularassistenten können am Computer geübte Personen ein Buchungsformular in weniger als 5 Minuten erstellen.

Aus den vorhandenen Templates wählt man sich die Vorlage für das Buchungsformular aus. Darüberhinaus gibt es noch Formularvorlagen für Kontaktformulare, Terminanfragen und Reservierungsformulare.

Screenshot 1: Buchungsformular erstellen
Schritt 1: Vorlage für Buchungsformular auswählen

Im nächsten Step wählt man eines aus drei verfügbaren Desings aus. Die Designs W3.CSS und Bootstrap eigenen sich auch besonders gut für die Darstellung auf Mobilgeräten, wie man in der integrierten Vorschau sehen kann.

Screenshot 2: Buchungsformular erstellen
Schritt 2: Eine Design-Vorlage auswählen

Im dritten Schritt nimmt man nur noch die Allgemeinen Formulareinstellungen vor. An die dort eingegeben E-Mail-Adresse werden die Formulardaten mit den hier angegebenen Betreff gesendet, wenn der Übernachtungsgast seine Buchungsanfrage über das Online-Formular stellt. Das Captcha sollte man aktivieren, um automatisierten Spam über das Formular zu vermeiden. In dem Textfeld kann man einen freien Text eingeben, welcher als Einleitung vor dem Buchungsformular erscheint.

Screenshot 3: Buchungsformular erstellen
Schritt 3: Grundeinstellungen vornehmen: Empfänger-Adresse, Einleitungstext und Betreff für die E-Mail

Zum Abschluss kann man das nun generierte Buchungsformular sich in einer Vorschau ansehen, weiter bearbeiten oder direkt online exportieren.

Screenshot 4: Buchungsformular erstellen
Schritt 4: Kontaktformular hochladen, Vorschau ansehen oder bearbeiten

Das folgende Bild zeigt einen Ausschnitt eines Buchungsformulars, welches im Bootstrap-Design erzeugt worden ist. Damit wird es auch auf Smartphone und Tabelts vernünftig dargestellt und ist auch auf diesen Geräten gut bedienbar und ausfüllbar.

Screenshot eins Formulars für Buchungsanfragen
Beispiel eines fertigen Formulars für Buchungsanfragen im responive Design

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